Auslandsinkasso weltweit - was Sie beachten sollten

Geld eintreiben durch Native Speaker

Sucht man im Netz nach „Auslandsinkasso international“ o.ä., stößt man, logisch, schnell auf die „üblichen Verdächtigen“. Da verspricht der eine ein Inkasso mit „Fingerspitzengefühl“, der nächste macht auf „harter Hund“, wiederum ein Dritter wirbt mit „effektiven“ oder „optimierten Prozessen“ oder dem „Forderungseinzug für Großkunden“, ein Vierter mit „hoher Beibringungsquote“ oder dem Versprechen der Sympathie, das „Ihre Kunden halten soll“. Klar, dass fast immer mit dem Schuldner in Landessprache Kontakt aufgenommen werden soll. Fast alle Anbieter werben beim „Auslandsinkasso mit professionellen Experten vor Ort, die angeblich spezialisiert auf die Besonderheiten grenzüberschreitender Geschäftsbeziehungen seien. Klingt immer verlockend, gerade wenn der Zahlungsverzug oder gar Totalausfall die eigene Liquidität gefährdet, und wenn das Auslandsinkasso auch noch mit so blumigen Worten beschrieben wird wie: „Persönliche Kommunikation mit dem Schuldner, ohne die Geschäftsbeziehungen zu belasten“, geht manchem Gläubiger vor lauter Hoffnung gleich das Herz und dann meist nochmal der Geldbeutel auf.

Wie findet man einen zuverlässigen und seriösen Auslandsinkasso-Partner?

Die Praxis zeigt: Waren- oder „Lieferanten“-Kredite sind beinahe Alltag; immer wieder werden Dienstleistungen für ausländische Kunden allzu leicht auf Rechnung erbracht, das Inkasso aber hinkt dann massiv hinterher. Weil im globalen Wettbewerb oftmals großzügige Zahlungsziele eingeräumt werden, um die Umsätze nach oben zu treiben, nutzen das professionelle Schuldner gerne auch mal aus. Altforderungen, die länger als sechs Monate laufen, erscheinen da allerdings auch beim Einsatz eines klassischen Debitorenmanagement schnell als „uneinbringlich“.

Spätestens jetzt sollten Sie aber lieber über das Outsourcing an einen zuverlässigen, fairen und vor allem seriösen Auslandsinkasso-Partner nachdenken. Problem nur: Wie finden in einer Branche, die wegen vieler schwarzer Schafe durchaus um den guten Ruf kämpfen muss? Nun, es gibt ein paar Kriterien, die Ihnen hier verraten seien.

Inkasso-Prophylaxe, Bonitätsprüfung und Bonitätsauskunft

Natürlich ist die beste Inkasso-Prophylaxe stets die wertvolle Information, ob Ihr Kunde überhaupt über die entsprechende Bonität verfügt, bevor Sie oder Ihr Unternehmen liefern/t. Leichter gesagt als getan. Und bei eher jüngeren Unternehmen, die dennoch gerne bei Ihnen kaufen möchten, wird kaum ein Unternehmen sofort Vorkasse verlangen. Wenn aber der Zahlungsverzug erst mal da ist, ist es mit der Bonitätsprüfung meist schon zu spät. Gerade mittelständische Unternehmen tun sich mit dieser Bonitätsprüfung vorab schwer und vertrauen dann schon mal gerne der Erfahrung ihrer bisherigen Inlandsinkasso-Partner. Dagegen spricht zunächst nichts - allerdings stoßen diese durchaus bewährten Partner gerade beim weltweiten Inkasso schnell an - unsichtbare und reale - Grenzen.

Die professionelle Adressermittlung im Ausland

Ihr Mahnschreiben kommt mit dem Vermerk „Unbekannt verzogen“ zurück? Schon so „banale“ Dinge wie die professionelle Adressermittlung (vgl. dazu auch unseren Kasten Adressermittlung: Mit diesen Ergebnissen sollten Sie rechnen) im Ausland stellt manches Inkasso-Unternehmen vor schier unüberwindbare Hürden gerade in Ländern, in denen wenige öffentliche Register vorhanden sind. Zwar trommeln hier viele Inkasso-Gesellschaften oder -Büros werbewirksam mit ihren angeblich exzellenten Kenntnissen der jeweils lokalen Gegebenheiten.

Allerdings sollte Ihr Auslandsinkasso-Partner Sie schon darüber aufklären, dass in gewissen Ländern Auskünfte bereits für wenige Euro erhältlich sind. Bei anderen können allerdings auch schon mal Kosten von 1.000 EURO und mehr anfallen - pro Adresse! In wiederum anderen Länder sind Adressermittlungen sogar gesetzlich verboten; bei manchen sind Ermittlungen nur mit Forderungsnachweis möglich – oder gar nur mit einem Inkassofall in Bearbeitung.

Vorab sollten Sie mehrere Fragen geprüft haben:

• Wie finde ich die aktuelle Anschrift des Schuldners?
• Sind Adressermittlungen z.B. in Amerika laut dem Datenschutzgesetz überhaupt erlaubt?
• Wie hoch sind voraussichtlich die Kosten für solch eine Ermittlung?
• Lohnt sich die Investition für ein Auslandsinkasso überhaupt im Verhältnis zu der offenen Forderung?
• Welche Informationen werden für eine Ermittlung überhaupt benötigt? (Angaben zum Schuldner, Forderungsnachweis ..)
• Besteht in dem Zielland überhaupt eine Meldepflicht?

Wenn Sie oder Ihr Auslandsinkasso-Partner wenig Erfahrung mit internationalen Ermittlungen haben - und diesen Punkt sollten Sie sehr ernst nehmen - kann sich die Suche nach einer geeigneten Lösung sehr schwer gestalten. Wer sich im Zielland nicht auskennt, ist immer auf zweifelhafte Partner angewiesen. Das Risiko, hier dem nächsten Betrüger aufzusitzen, ist hoch, zu hoch.

Wonach aber entscheiden Sie zuverlässig, wann ein Anbieter wirklich seriös vorgeht, Ihnen also eine zuverlässige Auskunft zu Preisen erteilt, die seinem zu erwartenden tatsächlichen Aufwand entsprechen, und welche Bestimmungen im Land gelten?

Forderungsmanagement im Ausland - Was Sie vorab unbedingt prüfen sollten

„Ob Ihr Auslandsinkasso-Partner sich wirklich für Sie einsetzt, auch vertrauenswürdig ist oder nicht, ob er nicht sofort mit Ihrer Bearbeitungsgebühr pro Fall durchbrennt oder gar niemals auch nur einen einzigen Schritt unternimmt, um Ihren Schuldner je aufzusuchen, können Sie als Auftraggeber ja so gut wie nie kontrollieren“, sagt der Geschäftsführer des weltweit aktiven Auslandsinkasso-Experten DWM, Dick Wolff. Wolff mahnt: „Gerade weil Sie doch schon einmal - Ihrem zahlungsunwilligen oder -fähigen - Kunden ja Ihr Vertrauen vielleicht zu leichtsinnig geschenkt hatten, sollten Sie unbedingt beim zweiten Schritt, dem Auslandsinkasso gleich dreimal Vorsicht walten lassen, ehe Sie Ihrem schlechten Geld noch gutes hinterherwerfen.“

Weil bei der Wahl des falschen Inkasso-Partners in einer vernetzten Welt sehr schnell auch Ihre Reputation als Gläubiger-Unternehmen in Gefahr geraten kann, sollten Sie folgende Fragen unbedingt vorab klären und sich ggf. auch vertraglich zusichern lassen:

• Welche Inkassomethoden genau wird der Partner anwenden?
• Geht der Inkasso-Partner dabei strikt nach den gesetzlichen Vorgaben gegen den Schuldner vor?
• Wie wird die Kommunikation zwischen dem (beauftragten) Auslandspartner und Ihnen als Gläubiger ablaufen und kontrolliert?
• Wie genau werden Sie über den Sachstand in welchen Zeitabständen informiert?
• Wann genau und nach welchen Konditionen bzw. mit welchen Abschlägen werden vereinnahmte Gelder auch an Sie ausgezahlt?
• Welche Dienstleistungen sind mit den Aufwendungen des Inkasso-Partners abgedeckt -Bonitätsprüfungen, Wohnsitzermittlungen, gerichtliche Betreibungen bzw. Zwangsvollstreckung?
• Wie verhält es sich mit der Rechtsberatung? Werden Sie verbindlich im Voraus informiert, wie es sich zum Beispiel mit den Verjährungsfristen und/oder den Mahnauslagen verhält?
• Haben Sie einen Ansprechpartner für alle Länder? Das setzt voraus, das Ihr Auslandsinkasso-Partner selbst tatsächlich international „aufgestellt“, also aktiv ist.
• Woher weiß Ihr Auslandsinkasso-Partner, welchem Büro man in welchem Land auch tatsächlich vertrauen kann?

Für ein gutes, also zuverlässiges und seriöses Auslandsinkasso kommt es - nicht zuletzt - entscheidend auf Erfahrung und das Fingerspitzengefühl an. Ihr Unternehmen will den säumigen Kunden ja vielleicht auch in Zukunft als Kunden behalten - nicht jeder Schuldner ist gleich. Auch zeigt die Lebenserfahrung, dass es durchaus nachvollziehbare Gründe für den Verzug geben kann, selbst dann, wenn die Forderung unbestritten ist. Merke: Die Art der Forderung und die jeweilige aktuelle finanzielle Situation des Schuldners müssen mitberücksichtigt werden.

Bearbeitungsgebühr und/oder Erfolgsprovision

Weiterer Prüfstein: Erfolgsquote kommt vor Konditionen. Mit anderen Worten: Ihr Auslandsinkasso-Partner mag vielleicht etwas teurer erscheinen. Wenn dadurch allerdings Ihre Erfolgschancen steigen, verlorenes Geld wieder hereinzuholen, können die höheren Konditionen - eine höhere Bearbeitungsgebühr pro Fall und eine höhere Provision - durchaus auch gerechtfertigt sein.

Ein seriöser Partner wird zunächst einmal die grundsätzlichen Chancen im jeweiligen Zielland ansprechen, bevor er auf eine Bearbeitungsgebühr zu sprechen kommt. Die Bearbeitungsgebühr ist immer auch eine Kostenfalle: Allein im Online-Handel kommen hier schnell Auslandsforderungen in erheblichen Größenordnungen zustande - mit entsprechenden Gebühren-Volumina beim Inkasso. Verhandeln sollte möglich sein. Bedenken Sie aber auch: Ihnen ist wenig geholfen, wenn Ihr Inkasso-Partner „die Hosen völlig herunterlässt“, schließlich besteht das Geschäftsmodell ja immer darin, an Ihrer Auslandsforderung noch anteilig mitzuverdienen.

Doch auch hier sei Vorsicht geboten: ein hoher Preis schon bei den Bearbeitungsgebühren pro Fall könnte auch ein Indiz dafür sein, dass Ihr Inkassopartner selbst knapp bei Kasse ist. Weltweit aktive Inkasso-Unternehmen bieten Ihnen hier in der Regel die Möglichkeit, die Konditionen mitzubestimmen und sagen Ihnen meist auch sehr schnell, wenn Sie bei bestimmten Konditionen nicht mehr mitgehen können, weil sie dann nichts mehr verdienen.

Doch wann ist eine Bearbeitungsgebühr eigentlich zu hoch, wann eine Erfolgsprovision? Letztlich entscheiden können das wiederum nur Sie als Lieferant bzw. Gläubiger-Unternehmen. Sie dürfen zu Recht stutzen, wenn Ihr „Inkasso-Partner“ die Bearbeitungsgebühr vorab fordert. Seriöse Auslandsinkasso-Partner bieten Ihnen hier, je nach dem Auslandssitz Ihres Schuldners, abgestufte Bearbeitungsgebühren zwischen 50 und 100 Euro pro Forderung. Sinnlos wird das Auslandsinkasso selbstverständlich, wenn schon die Bearbeitungsgebühr über der eigentlichen Forderungshöhe liegt.

In der Branche ist es üblich, Aufträge entsprechend weiterzuvermitteln. Dagegen spricht wenig, wenn dadurch für den Auftraggeber die Erfolgschancen steigen, eine verloren geglaubte oder „im Feuer stehende“ Forderung doch noch zeitnah hereinzuholen. Um überhaupt zu prüfen, ob der jeweilige Fall für’s Auslandsinkasso geeignet ist oder nicht, gelten natürlich grundsätzlich die gleichen Regeln wie beim Inlandsinkasso:

Online-Bestellung und Auslandsinkasso

Online bestellen und in jedes Land der Erde liefern lassen erscheint heute leichter denn je. Und viele Unternehmen nutzen die technischen Möglichkeiten, weil sie dadurch natürlich auch neue Märkte erschließen. Leider nutzen dies auch immer wieder unseriöse Geschäftemacher aus: Da wird schnell mal online bestellt, die Rechnung dann weggeworfen oder ignoriert, ebenso wie weitere Mahnschreiben.

Erfahrungsgemäß bringt es wenig, wenn Sie einem Schuldner schon nach der ersten Mahnung ohne eine Reaktion des Schuldners weitere Mahnungen schicken. Wenn Ihr Schuldner schon nach Rechnung, Zahlungserinnerung und Mahnschreiben aus Ihrem Heimatland nicht reagiert - weshalb sollte er nun nach einer weiteren Mahnung aus eben diesem Land reagieren?

Ein seriöser Auslandsinkasso-Partner wird in aller Regel Ihren Forderungsfall auf Verjährungsfrist, Zinsen und Mahngebühren überprüfen. Erst dann wird Ihr Fall an den entsprechenden Auslandspartner vor Ort übergeben, der die Unterlagen nochmals prüfen muss - der dann eine letzte Aufforderung in der jeweiligen Landessprache - direkt aus dem Zielland - mit kürzerer Frist versendet. Für den Schuldner bedeutet diese Information: „Hoppla, mein Gläubiger ist mir auf den Fersen.“ Kommt dieses Mahnschreiben nun mit dem Vermerk „Unbekannt verzogen“ zurück, wird in der Regel eine Adressermittlung bzw. Adressrecherche notwendig. Hier sind natürlich Geburtsdatum, Passnummern oder Kopien des Schuldners stets hilfreich (Sie sollten das in Ihren Bestellprozessen von vornherein berücksichtigen). Verweigert der Schuldner aber einfach nur eine Reaktion, erhält er zunächst einen Anruf in der Landessprache, dann ggf. auch einen Hausbesuch. Allerdings sollte für Sie als Auftraggeber klar sein, wann welche Schritte im einzelnen vorgenommen werden - schließlich wollen Sie keinen Feind „aufbauen“, sondern eine außergerichtliche Zahlungsvereinbarung erzielen. Warum? Ganz einfach, weil der Weg zum Gericht in vielen Ländern gleich mit noch viel mehr Unwägbarkeiten und Risiken gepflastert ist.

Warum der Rechtsweg im Ausland einer Expedition in den Dschungel gleicht

Gerichtliche Schritte dauern in den meisten Ländern sehr lange. Vielfach dauert es Jahre, ehe Sie mit einem halbwegs verwertbaren Urteil oder Beschluss rechnen können. Ein seriöser Auslandsinkassopartner kann Ihnen die Aufgabe der Prozessführung im jeweiligen Zielland abnehmen oder Ihnen gleich die Forderung abkaufen. Allerdings sind auch hier viele rechtliche Fallstricke aufgespannt, die die Prozessführung zu einem hochriskanten, oft auch sehr kostspieligen Unterfangen mit äußerst ungewissem Ausgang machen. Aller Voraussicht nach wird ein Gericht der ersten Instanz zunächst Ihren Fall prüfen, den Widerspruch des Schuldners einholen und dann ggf. ein erstes Urteil fällen. Ob Sie damit auch nur einen einzigen Cent Ihrer Forderung erhalten, steht auf einem ganz anderen Blatt.

Was Sie vor dem Auslandsinkasso überprüfen sollten

Weil der Forderungseinzug im Ausland eine echte Herausforderung darstellt, die Sie so gut wie immer nur mit professioneller Unterstützung vor Ort bewältigen, brauchen Sie in jedem Fall einen Nachweis darüber, dass der Geschäftspartner Ihnen tatsächlich Geld schuldet. Praktisch bedeutet dass, dass Sie den Geschäftsvertrag in die jeweilige Landessprache übersetzt haben sollten. Ihre Verträge sollten - weil Englisch in aller Regel in vielen Ländern akzeptiert wird - von vornherein in Deutsch und Englisch vorliegen; beide Versionen sollten vom Geschäftspartner unterschrieben sein.

Auslandsinkasso-Checkliste:

1. Ihre Forderung muss unbestritten sein. Viele Gläubiger haben mit dem Schuldner schon x-mal korrespondiert. Die Forderung wurde aber vom Schuldner x-mal bestritten. Wenn eine Forderung nicht gerechtfertigt ist, wird dies dem Inkassobüro vielfach verschwiegen, das ist aber nicht zielführend.
2. Nimmt das Inkasso-Unternehmen Ihre Forderung an und geht ggf. auch gerichtlich weiter gegen den Schuldner vor?
3. Geht es um eine hohe Einzelforderung? Oder um ein sogenanntes Massen-Inkasso einer Online-Firma mit vielen Aufträgen und jeweils eher kleineren Forderungen: Kann man mit dem Inkasso-Unternehmen über die Konditionen verhandeln?
4. Um wieviel Forderungen in welcher Höhe geht es? Liegen zu jeder einzelnen Forderungen alle relevanten Daten (auch E-Mails etc., Besprechungs- und/oder Telefonprotokolle) vor?
5. Ist die Bearbeitungsgebühr pro Fall für Sie plausibel und nachvollziehbar? Oder fahren Sie ggf. besser mit einer höheren Erfolgsprovision? Wie hoch ist Ihr Kostenrisiko für das Inkasso-Verfahren selbst?
6. Liegt die Entscheidung, welche Aufträge tatsächlich auch die Chance zum Gewinn bringen, beim InkassoBüro? Falls nein, und das Inkassobüro hat voraussichtlich nur Kosten, ist die Gefahr groß, dass Ihr Auftrag nicht mit dem nötigen Nachdruck verfolgt wird.
7. Hat der Partner ein großes Netzwerk, wie lange ist er schon auf dem Markt?
8. Welche Referenzen kann Ihr Auslandsinkasso-Partner ggf. vorweisen?

Warum Sie eine Forderung nicht einfach abschreiben sollten

Sollten Sie deshalb aber Ihre Auslandsforderung lieber gleich abschreiben? Dick Wolff warnt: „Wenn Sie allzu schnell Forderungen abschreiben, spricht sich herum, dass Sie als Gläubiger keine weiteren Schritte unternehmen. Das gefährdet Ihr Unternehmen, nicht zuletzt, weil der jährliche Verlust schon dadurch drastisch steigen dürfte, wenn weitere „faule Kunden“ das aufgrund dieser Information auszunutzen versuchen.“ Warum inzwischen immer mehr Kunden weltweit auf Mr. Auslandsinkasso weltweit setzen, lesen Sie hier (Link zum Interview). Zusammengefasst:

Auch der professionellste Auslandsinkasso-Partner wird Sie darüber aufklären, dass er stets von der Geschäftspolitik seines Auslandspartners abhängig ist. Nicht immer kann er daher frei entscheiden, zu welchen Konditionen er das Inkasso anbieten kann. Allerdings wird er Ihnen vorab ausreichend Auskunft erteilen können, warum er auf diesen speziell von ihm empfohlenen Auslandspartner zurückgreifen möchte und wird - und welche Erfahrungen er mit diesem Auslandspartner in der Vergangenheit hat, insbesondere im Hinblick auf die zuverlässige Übermittlung eingeholter Gelder.

• (jüngere Zahlen nicht bekannt)

Bildquelle: Shutterstock.de (Detlef Korus - shutterstock_338281571,shutterstock_61556167, shutterstock_91902383, shutterstock_94006831)